Dobre planowanie jest podstawą efektywnej realizacji projektu. Ocena trudności i czasochłonności zadań stanowi podstawę do określenia terminu zakończenia prac i momentu uruchomienia produktu.
Pojedynczym obszarom, etapom czy funkcjonalnościom można przypisać estymację godzinową lub, w przypadku pracy w scrum, stosując estymację relatywną, “ocenę” – na przykład liczbę story points przyznawanych na podstawie złożoności zadania, wysiłku, jaki trzeba włożyć w jego realizację oraz niewiadomych (na przykład możliwych ryzyk lub czynników utrudniających pracę).
Określenie czasu trwania poszczególnych etapów (w przypadku estymacji godzinowych) lub sprintów (gdy posługujemy się estymacją relatywną) jest niezbędne do wyznaczenia realnego terminu zakończenia projektu i oszacowania budżetu, jakie będzie potrzebny na jego realizację.
A co gdyby takie elementy jak koszt czy termin realizacji można było określić również dla projektów wewnętrznych? Co stoi na przeszkodzie, żeby wiedzieć, ile Twoją firmę będzie kosztowało opracowanie procedury wprowadzenia nowego pracownika, przygotowanie się do uczestnictwa w konferencji branżowej czy zmiana biura księgowego?
Korzyści płynące z wprowadzenia estymacji w działach back office
W Webini od kilku lat prowadzimy estymacje nie tylko w zespołach realizujących projekty klienckie, ale też w działach back office – dziale Human Resources, Analityki, Sprzedaży, Contentu, ale też zespołach developerskich, które pracują nad wewnętrznymi projektami. Czyli tych, które pracują nad stabilnością oraz rozwojem naszej firmy. Dziś podzielimy się z Wami naszymi spostrzeżeniami płynącymi z estymowania w działach, które nie realizują projektów dla naszych klientów, a dla firmy. Jakie korzyści zauważyliśmy?
1. Kontrolowany i przewidywalny rozwój firmy
Rozwój jest systemem naczyń połączonych. Potrzebne jest zachowanie równowagi i odpowiednie planowanie, by zapewnić stabilną i przewidywalną rozbudowę firmy czy działu. Na rozbudowę składa się wiele działań – mniejszych lub większych. Wiele projektów jest ze sobą powiązanych – nie można ruszyć z realizacją jednego, dopóki nie zakończy się kilku poprzedzających.
Załóżmy, że Twoja firma planuje uruchomienie nowej strony internetowej. Składa się na to wiele działań – od przygotowania projektu graficznego, przez napisanie tekstów, stworzenie kodu źródłowego, po przeprowadzenie testów. Estymując każdy z tych etapów i określając, które mogą toczyć się równolegle, wyznaczysz konkretny termin, kiedy Twoi klienci będą mogli zapoznać się z portalem w nowej odsłonie.
2. Liczby dotyczące efektywności
Próba mierzenia ile czasu zajmie realizacja danego elementu oraz sprawdzanie, jaki procent prac udało się wykonać w założonym okresie jest pierwszym krokiem do poprawienia efektywności. Mając liczby jesteś w stanie określić, czy wykonujecie zadania w założonych widełkach czasowych i w wyznaczonym terminie. Stosowanie estymacji może też pomóc Ci poznać słabe i mocne strony członków Twojego zespołu oraz określić kompetencje poszczególnych osób. Możesz dowiedzieć się, że Ani, która jest copywriterem, trudność sprawia pisanie tekstów mocno specjalistycznych, natomiast tworzy bardzo przekonujące krótkie treści, które świetnie nadają się na landing page lub do social mediów. Próba zamknięcia zadań w liczbach da Ci obraz tego, ile czasu różnym pracownikom zajmuje realizacja poszczególnych działań.
3. Możliwość wprowadzenia ulepszeń w codziennej pracy
Jak wspomnieliśmy wyżej, pierwszym krokiem do wprowadzania zmian jest zmierzenie tego, co chcesz poprawić. Dzięki liczbom ocenisz efektywność prac zespołu. Możecie porównać przewidywane estymacje z rzeczywistym czasem realizacji. Jeśli praca zajęła więcej niż zakładaliście, wypiszcie wszystkie przeszkody, jakie stanęły na drodze. Jeżeli zadanie udało się skończyć szybciej, przyjrzyjcie się, jakie czynniki miały na to wpływ. Wynik końcowy jest zgodny z estymacjami? Przeanalizujcie, co sprawiło, że wszystko poszło zgodnie z planem.
Analiza prawidłowo przeprowadzonych zadań pozwoli wam poznać dobre praktyki, a przyjrzenie się błędom – znaleźć przeszkody, na które następnym razem będziecie mogli zwrócić uwagę.
Zwłaszcza na początku pracy z estymacjami lub przy planowaniu realizacji zupełnie nowych zadań, założenia będą się różnić się od rzeczywistości. To może być błąd estymującego, ale z czasem (oraz wraz z poznawaniem swoich mocnych stron i słabości) różnice będą coraz mniejsze.
4. Większa motywacja, by realizować zadania
Jeśli przeznaczycie na działanie konkretny blok czasu, automatycznie zwiększy się wasza motywacja, żeby zrealizować zadanie w określonym terminie. Estymowanie i monitorowanie czasu uczy pewnej pokory i działania zgodnie z priorytetami. Jeśli Weronika z działu HR przeznaczy trzy godziny, by przeprowadzić preselekcję kandydatów i będzie miała świadomość, że czas już umyka, zapewne od razu zabierze się do realizacji zadania zamiast sprzątać biurko czy porządkować szafę z segregatorami.
5. Rozbicie ogromnych projektów na mniejsze etapy
Estymowanie zadań skłania do tego, by duże działania rozbijać na mniejsze elementy. Łatwiej jest zrealizować projekt, który składa się z bloków pracy po dwie, trzy, cztery godziny, niż w ogóle rozpocząć pracę nad działaniem, które zostało wyestymowane na 70 godzin. Poza tym, to 70 godzin też bierze się z mniejszych działań, które, każde z osobna, należy ocenić. Rozbijanie pracy na bloki pozwoli Ci usprawnić sam proces realizacji projektu.
6. Metodyczna praca i spokojna głowa
Wyznaczanie estymacji wspiera planowanie. I Ty, i Twoi pracownicy wiecie, ile czasu zajmie realizacja danego projektu i jaki jest realny termin zakończenia prac. Nikt w takiej sytuacji nie będzie wymagał, żeby działanie zostało zrobione “na wczoraj”.
Załóżmy, że Ola i Kuba z działu marketingu tworzą prezentację Twojej firmy. Rozdzielili prace na poszczególne etapy, podzielili się zadaniami i wiedzą, ile czasu każdy z nich powinien przeznaczyć na konkretne działanie. Pracują w uporządkowany sposób, dzięki czemu Ty wiesz, jakie jest obciążenie danego pracownika i czy wszystko idzie zgodnie z planem. Wprowadzenie estymacji usprawnia też delegowanie zadań – dzięki estymacjom widzisz, że Ola ma już zarezerwowany czas na cały tydzień, a Kuba ma okienko, dzięki czemu może przyjąć dodatkowe zadanie.
7. Łatwe określenie zwrotu z inwestycji
Niektórzy wolą nawiązać współpracę z agencją zewnętrzną, bo znają dokładny koszt usługi. Określenie, ile kosztuje utrzymanie wewnętrznego działu jest trudniejsze – zwłaszcza, jeśli są to działy, które pracują nad wewnętrznym rozwojem Twojej firmy. A może się okazać, że bardziej opłacalna będzie inwestycja w pracowników inhouse, niż współpraca z zewnętrznym usługodawcą. Możesz obliczyć, ile Twoją firmę kosztuje godzina pracy człowieka na konkretnym stanowisku. Możesz różnicować to również ze względu na wiedzę czy umiejętności konkretnych osób lub zysk, jaki przynoszą przedsiębiorstwu. Znając rzeczywistą stawkę godzinową pracownika, określisz, ile wyniesie Cię realizacja zadania. Estymując projekt na kilkadziesiąt godzin będziesz wiedział, jaki koszt poniesienie Twoja firma i łatwo ocenisz, czy działanie jest opłacalne.
8. Szybsza realizacja zadań
Jeśli rozpiszecie duże działanie na mniejsze etapy i każdy z nich wyestymujecie, będziecie mogli określić przewidywany termin realizacji. A terminem możesz manipulować – na przykład rozdzielić zadania między konkretne osoby i przyspieszyć czas zakończenia prac. Jeśli masz wiedzę, jak doświadczeni są Twoi pracownicy, jakie mają umiejętności i jeśli będziesz pamiętał, że Marta sprawnie porusza się między tabelkami w Excelu, a Adam szybko załatwia sprawy przez telefon, możesz poprowadzić projekt tak, by jego realizacja poszła jak najpłynniej.
Jak wprowadzić estymacje wewnątrz firmy?
Wprowadzenie estymowania nie jest trudne. Tak naprawdę każdy z nas szacuje, ile czasu zajmie dana czynność – o której powinienem wyjść z domu, żeby zdążyć na seans do kina? Jest długa kolejka po popcorn, ile będę w niej czekał? Lepiej będzie zarezerwować stolik w pubie na godzinę 20.00 czy 21.00?
Do wprowadzenia estymacji w działach back office wystarczy Ci Excel lub Google Sheet oraz narzędzie do trackowania czasu – na przykład Toggl. Jeśli praca w Twojej firmie odbywa się w zespołach, możecie wspólnie planować działania w tygodniowych czy dwutygodniowych odstępach. W arkuszu rozpiszcie, jakie prace macie do wykonania, jakie macie zadania cykliczne. Rozdzielcie zadania między siebie i oceńcie, ile czasu zajmie realizacja poszczególnego zadania. W scrum, w którym pracuje większość zespołów programistycznych, estymacje nie przyjmują form godzin. Stosuje się estymację relatywną, której efektem jest przyznanie zadaniom punktów story points lub rozmiarów koszulek – XS, S, M i tak dalej. W przypadku działań wewnętrznych w firmie możecie jednak jednak posługiwać się godzinami. Obok podstawowej estymacji załóżcie też estymację minimalną (najkorzystniejszy realny czas) oraz estymację maksymalną (górną granicę). Jeśli realizacja jakiegoś zadania przekracza 8 godzin, spróbujcie rozbić je na mniejsze bloki.
Po określonym czasie (tygodniu, dwóch, miesiącu) zróbcie podsumowanie – oceńcie, co udało się zrobić, które estymacje były prawidłowe, które nie i jakie przeszkody stanęły wam na drodze.
Pracownicy, zwłaszcza na początku, mogą mieć problem z przyzwyczajeniem się do naliczania czasu. Mogą czuć presję, próbować robić rzeczy po łebkach, tylko po to, żeby zmieścić się w ustalonym przedziale czasowym. Wytłumacz im, że nie o to chodzi – chodzi o sprawdzenie, ile rzeczywiście czasu zajmuje realizacja danego zadania. Niech wykonują swoją pracę tak jak dotychczas, a po tygodniu czy dwóch zobaczycie, jakie są wyniki względem tego, co przewidywaliście. Na tej podstawie będziecie szukać możliwości wprowadzenia ulepszeń.
Zaplanowane? To włączamy rejestrator czasu i do pracy! 🙂
